BAB 3 : KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM

BAB 3

Kebijakan dan Perencanaan Sistem

1. Kebijakan Sistem

Kebijakan sistem (systems policy) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem. Kebijakan sistem adalah kebijakan yang diberikan top manager kepada midle manager untuk melakukan pengembangan sistem.

2. Perencanaan Sistem

Perencanaan sistem (systems planning) merupakan pedoman untuk melakukan pengembangan sistem, yang merupakan seluruh  kegiatan yang dilaksanakan oleh midle manager untuk merencanakan hal-hal apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem.

3. Proses Perencanaan Sistem

Proses perencanaan sistem dibagi dalam 3 proses utama yaitu :

A. Merencanakan proyek-proyek sistem, meliputi :

1) Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan

Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan perusahaan. Ini berarti perencanaan sistem harus diarahkan untuk dapat merencanakan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi secara keseluruhan sehingga tujuan perusahaan akan tercapai

2)  Mengidentifikasi proyek-proyek sistem

Menentukan proyek-proyek sistem informasi yang dibutuhkan dalam suatu organisasi

Contoh : Dalam perusahaan bisnis proyek-proyek sistem informasi dapat berupa sistem informasi untuk :

pengendalian penjualan dan pemasaran

pengendalian distribusi

pengendalian produksi

pengendalian keuangan

pengendalian persediaan

3)  Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem

Sasaran ini merupakan apa yang ingin dicapai oleh masing-masing proyek sistem

Contoh : Sistem informasi penjualan; memiliki sasaran :

Memberikan pelayanan order kepada pelanggan  dengan lebih baik

Meningkatkan volume penjualan

Menyediakan laporan penjualan yang tepat waktu kepada manajer marketing

4)  Menetapkan kendala proyek-proyek sistem

Ada 3 faktor kendala :

Masalah dana

Masalah waktu

Mengenai batasan peraturan yang berlaku pada perusahaan tersebut

5) Menentukan prioritas proyek-proyek sistem 

Yaitu menentukan proyek-proyek sistem mana yang perlu dikembangkan terlebih dahulu, tentunya proyek-proyek sistem yang sangat diperlukan dan mendesak harus diprioritaskan

6) Membuat laporan perencanaan sistem

Isi dari laporan perencanaan sistem tersebut adalah :

Latar belakang organisasi

Proyek sistem informasi yang direncanakan

Sasaran pengembangan sistem informasi

Kendala di dalam pengembangan sistem informasi

Menentukan prioritas-prioritas proyek sistem informasi

7)  Meminta persetujuan manajemen

B.   Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan, meliputi: 

• Menunjuk team analis
• Mengumumkan proyek pengembangan sistem

C. Mendefinisikan proyek - proyek dikembangkan, meliputi :

1) Melakukan studi kelayakan

Studi kelayakan : Suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau tidak

2) Menilai kelayakan proyek sistem

• Kelayakan teknik : - ketersediaan teknologi yang digunakan

- ketersediaan staf ahli di dalam mengoperasikan teknologi yang digunakan

• Kelayakan operasi : - kemampuan personil dalam mengoperasikan sistem informasi yang dibuat

- kemampuan dari sistem informasi untuk menghasilkan informasi

• Kelayakan jadwal : Apakah sistem informasi yang dikembangkan sesuai  dengan jadwal yang telah ditentukan
• Kelayakan ekonomi : - besarnya dana yang diperlukan untuk pengembangan sistem

- manfaat yang diperoleh oleh sistem informasi dibandingkan  dengan biaya perkembangannya

• Kelayakan hukum : Apakah sistem yang akan dikembangkan tidak menyimpang dari hukum yang berlaku

3) Membuat usulan proyek sistem

4) Meminta persetujuan manajemen